Na czym polega dekretacja?

Dekretacja obejmuje dekret księgowy, czyli zapis księgowy. W ten sposób zbiera się dowód w księgach rachunkowych. Wymaga podpisania przez osobę, która dokonuje wpisu do ewidencji księgowej, a także numer dowodu księgowego. Warto wiedzieć, że zapisy są dokonywane w trwały sposób.  Na czym dokładnie polega proces? Jakie są rodzaje dekretów? Pod jakim kątem sprawdza się zapisy?

Na czym polega dekretacja dokumentów?

Dekretacja dokumentów nie tylko wiąże się z księgowością, ale także z zarządzeniem wpływającymi dokumentami biurowymi. Jak mówi prawo bilansowe i art. 21 ustawy o rachunkowości dekretacja polega na wskazaniu miesiąca czy metodzie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, które są poświadczone podpisem osoby, która jest odpowiedzialna za te wskazania. Nierzadko oznacza samą czynność opisania dokumentu przez ręczne wypisanie potrzebnych informacji na dokumencie. Jest wyrazem zakwalifikowania dowodu, który ma być ujęty w księgach rachunkowych, po tym, jak się go sprawdzi. Jej świadectwo może być różne. Zaprzestanie dekretacji dokumentu księgowego jest dozwolone tylko w przypadku zautomatyzowania procesu jego księgowania, a więc kiedy jest księgowany automatycznie według wzoru.  

Podział dekretów

Do dowodów księgowych, które uprawniają do wykonania zapisu księgowego należą:

•  zbiorcze – służą do dokonania łącznych zapisów. Dotyczą zbioru źródłowych dowodów. Powinny być wymienione w zbiorczym dowodzie pojedynczo. Przykłady: Raporty kasowe lub bankowe, rejestr sprzedaży lub zakupu
• korygujące – poprzedzające zapisy. Przykład: Polecenie noty lub księgowania
• rozliczeniowe – zbierają już zakończone zapisy według kryteriów klasyfikacyjnych. Przykład: Rozdzielniki kosztów lub płac
• zastępcze – są wystawione do momentu uzyskania zewnętrznego i obcego dowodu źródłowego. Przykład: Oświadczenia czy inne dokumenty wprowadzone w dokumentacji przez biura rachunkowe

Ważne: Przed finałowym zapisaniem należy każdy dowód księgowy sprawdzić.

Dekretacja a księgowość

Według ustawy o rachunkowości wymagane jest sprawdzenie i zakwalifikowanie konkretnych dowodów w rachunkowych księgach. Oznacza to, że każdy dokument musi być sprawdzony, czyli poddany dekretacji. W związku z tym wpisuje się miesiąc i metodę, w jaki dowód księgowy został zawarty w rachunkowych księgach.  Wymagany jest podpis osoby odpowiedzialnej przy każdym opisie. Cała operacja sprowadza się do wpisania dokładnej daty, pod którą dokonało się zewidencjonowania dokumentu, jak również określa się konta, na których dokonano zapisu i wpisuje wartość procesu. W przypadku ręcznej dekretacji faktur przydatne będą pieczątki. Należy wówczas jedynie otrzymać niezbędne informacje o tym, jak pismo będzie księgowane. Wszystko kończy podpis przedstawiany klientowi przez księgowego.

Jak długo przechowuje się firmowe dokumenty?

Kontrolę powinna potwierdzić dekretacja. Jej celem jest monitoring rzetelności czy kompletności dowodu księgowego, jak również sprawdzenie pod względem:

• rachunkowym – zajmuje się nim księgowy, który sprawdza poprawność wyliczeń na dokumencie. Przykład: Przeliczenia wartości netto, brutto czy VAT. W szczególności dotyczy to ręcznych dokumentów
• formalnym – sprawdza się, czy dokument składa się z wszystkich części
• merytorycznym – zgodność treści dokumentu z prawdziwym przebiegiem opisanej transakcji. Zazwyczaj kontrolą zajmuje się kierownik działu, który następnie informuje dział księgowy o tym, czy nabycie miało miejsce