Jaką dokumentację trzeba prowadzić w ramach kadr i płac?

Na przedsiębiorcach spoczywa wiele obowiązków związanych z posiadaniem firmy, w której zatrudnieni są pracownicy. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej, wykonywanie przelewów do ZUS-u i Urzędu Skarbowego, a także terminowa wypłata wynagrodzeń. Czynnościami tymi zazwyczaj zajmują się działy prowadzące kadry i płace lub biura rachunkowe. Jaką dokumentację trzeba prowadzić w ramach tych działań?

Kadry i płace — dokumentacja obliczeniowa i pomocnicza 

Zanim pracownik otrzyma wynagrodzenie, należy wykonać wiele czynności dokumentacyjnych i obliczeniowych. W tym celu trzeba dysponować kartą czasu pracy poszczególnych podwładnych oraz ich oświadczeniami. Dopiero na tej podstawie zostaje sporządzona lista płac. Wykonują ja specjaliści, którzy prowadzą dział, jakim są kadry i płace. Zielona góra to miejscowość, gdzie znajdują się biura rachunkowe oferujące tego typu usługi. Dedykowane są one głównie średnim i małym firmom.

Przeczytaj również: Jakie są formy opodatkowania działalności gospodarczej?

Kadry i płace — imienne karty wynagrodzeń 

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie pracowniczej imiennej karty wynagrodzeń, a  także innych świadczeń związanych z pracą. Karty zarobkowe służą do ustalenia wysokości wypłat poszczególnych osób. Uwzględniają one aspekty, takie jak pensja zasadnicza, dodatkowe premie, a także te za nadgodziny oraz inne składniki i świadczenia ze stosunku pracy.

Przeczytaj również: Obsługa kadrowo-płacowa spółki: dlaczego warto skorzystać z usług biura rachunkowego?

Dokumentacja kadrowa 

Obowiązkiem działu kadr i płac jest prowadzenie również dokumentacji kadrowej, a więc akt osobowych każdego pracownika. Składają się one z trzech części. Dotyczą nawiązania, przebiegu, a także zakończenia stosunku pracy. Zalicza się do nich różnego rodzaju kwestionariusze osobowe, umowy, badania lekarskie, szkolenia BHP czy podpisany przez podwładnego zakres jego obowiązków, a także zapoznanie się z regulaminem pracy.

Przeczytaj również: Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej - pomoc biura rachunkowego

Pozostała dokumentacja księgowo-kadrowa

Dokumentacja księgowo-kadrowa obejmuje sporządzanie wszelkich umów, list płac, prowadzenie aktów osobowych, rozliczanie wynagrodzeń, czy ewidencję zwolnień lekarskich. Biuro Rachunkowe BUFiK S.C. może jednak również reprezentować firmę przed ZUS-em w sprawach dotyczących pracowników, sporządzać dokumenty PIT-11 i PIT 40. Fachowcy zajmują się też kwestiami związanymi z refundacją PFRON oraz dofinansowaniami z Urzędu Pracy i  wieloma innymi czynnościami.