Outsourcing płac. Zalety rozwiązania

Własna firma wiąże się z koniecznością dopełniania różnych formalności. Zatrudniając pracowników, zobowiązujemy się do rozliczania ich płac, dbania o terminowe przekazywanie składek i przestrzegania zobowiązań wobec ZUS-u. Stworzenie odpowiedzialnego za to działu i zatrudnienie specjalistów do spraw kadr i płac jest kosztowne, dlatego wielu pracodawców decyduje się na outsourcing. Jakie są jego zalety?

Czym jest outsourcing płac?

Outsourcing płac, inaczej payroll, jest usługą oferowaną przez zewnętrzne firmy zajmujące się księgowością oraz kadrami i płacami. Opiera się głównie na naliczaniu wynagrodzeń oraz potrąconych składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne. Specjalistyczne firmy outsourcingowe mają jednak znacznie więcej zadań, np.:

• tworzenie raportów oraz wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniach,
• zgłaszanie pracowników danego zakładu pracy do ZUS,
• tworzenie różnych deklaracji (ZUS, PFRON, ZUS IWA), sprawozdań do GUS, rachunków do umów cywilnoprawnych i listy wynagrodzeń poszczególnych pracowników posiadających umowę o pracę,
• kalkulację zobowiązań publicznoprawnych odnośnie płac.

Biuro Prawniczo-Księgowe Wawrzynek traktuje każde zlecenie indywidualnie i dostosowuje swój zakres usług do potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Jakie zalety ma outsourcing?

Bazując na opiniach firm i popularności outsourcingu płac, można bez wątpienia przyznać, że payroll ma bardzo dużo zalet. Są to:

• Odciążenie klienta – firma korzystająca z outsourcingu nie musi już zajmować się kwestiami administracyjnymi i rozliczeniowymi, a w zamian za to może skupić się na zasadniczej działalności czy podnoszeniu efektywności pracy. Jest to szczególnie widoczne w przypadku mniejszych spółek, np. rodzinnych zakładów czy start-upów, które musiałyby przeznaczyć spore fundusze na utworzenie działu księgowości, zatrudnienie nowych pracowników, szkolenia, a także czynsze i rachunki. Firmy mogą wydać więcej środków na realizację własnych projektów, powierzając finanse i sprawy kadrowo-płacowe profesjonalistom.
• Efektywność – firmy outsourcingowe zajmują się księgowością, kadrami i płacami, dlatego ich metody i doświadczenie dają lepsze rezultaty niż praca rodzimych działów administracyjnych, które dopiero wypracowują strategię działania.
• Elastyczność – przedsiębiorstwa payroll są świadome nieustannych zmian i trendów w rozwoju przedsiębiorstw, dlatego są gotowe dostosować się do nowych wymagań klienta i rynku.
• Operowanie profesjonalnym oprogramowaniem kadrowo-płacowym, nowoczesnym sprzętem i nieustanna aktualizacja wiedzy.
• Optymalizacja, transparentność i kontrola kosztów – firmy payroll wykorzystują najskuteczniejsze rozwiązania, wypracowane na podstawie wieloletniej praktyki, dzięki którym ilość błędów jest znikoma. Wydatki zawsze odpowiadają wartościom z faktur, a klient może przewidzieć i kontrolować koszty.
• Redukcja ryzyka – przedsiębiorstwo korzystające z outsourcingu może być pewne, że wszystkie działania finansowe i naliczanie wynagrodzeń będą zgodne z obowiązującymi przepisami, i – co za tym idzie – nie zaistnieje zagrożenie potencjalnych kar i odsetek z urzędów.
• Część odpowiedzialności karnej i cywilnej wobec ZUS za potencjalne błędy jest po stronie firmy outsourcingowej – jeżeli wystąpią takie nieścisłości, klient może dochodzić odszkodowania. 

Czy payroll ma wady?

Trzeba pamiętać, że outsourcing płac wiąże się też z koniecznością ponoszenia stałych wydatków na rzecz podmiotu zewnętrznego. W przypadku małych firm czy jednoosobowych działalności gospodarczych koszty za usługi payroll mogą przekraczać możliwości ich budżetu. Ponadto istnieje ryzyko uzależnienia się od firmy outsourcingowej, co może przynieść złe skutki w przypadku nieoczekiwanego zakończenia współpracy. Mając pod opieką pracowników, wymagających comiesięcznego prawidłowego wynagrodzenia i oskładkowania, nie możemy pozwolić sobie na brak specjalistów do spraw kadr i płac. W przypadku niezaplanowanego rozwiązania umowy z firmą payroll jako pracodawcy mamy obowiązek zapewnić  zastępstwo. Znalezienie go w krótkim czasie może być trudne. Dlatego warto wybrać biuro księgowe z doświadczeniem i renomą, dzięki temu unikniemy w przyszłości przykrych niespodzianek.