Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko obowiązek, ale i sztuka. W dobie rosnących wymogów prawnych oraz coraz większej ilości danych, które trzeba przechowywać, umiejętność zarządzania dokumentami jest kluczowa. W tym artykule dowiesz się, jak prowadzić dokumentację pracowniczą zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz jak uniknąć błędów, które mogą narazić Twoją firmę na kary.

Zakres dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza obejmuje wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy, oświadczenia, zaświadczenia czy karty ewidencji czasu pracy. W Polsce obowiązujące przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej znajdują się w Kodeksie pracy oraz w ustawie o ochronie danych osobowych. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji dla każdego zatrudnionego pracownika, niezależnie od rodzaju umowy czy czasu trwania zatrudnienia. Ponadto, dokumentacja powinna być przechowywana przez określony czas po zakończeniu współpracy z pracownikiem.

Obowiązkowe dokumenty w aktach osobowych

Akt osobowy pracownika to zbiór dokumentów, które pracodawca ma obowiązek gromadzić i przechowywać. Do obowiązkowych dokumentów, które muszą się znaleźć w aktach osobowych, należą m.in. podanie o pracę, umowa o pracę, oświadczenie o wykształceniu, zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz karta ewidencji czasu pracy. Warto również pamiętać o innych dokumentach, takich jak umowy o zakazie konkurencji czy świadectwa ukończenia szkoleń. Pracodawca powinien również prowadzić ewidencję urlopów oraz prowadzić kartotekę szkoleń i egzaminów zawodowych.

Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych. Pracodawca może przechowywać dokumenty w formie papierowej lub elektronicznej, jednak ważne jest, aby były one zabezpieczone przed uszkodzeniem czy utratą. W przypadku przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, warto skorzystać z odpowiednich systemów informatycznych, które zapewnią bezpieczeństwo danych oraz ułatwią zarządzanie nimi. Pracodawca lub współpracujące z nim biuro rachunkowe z Bemowa ma obowiązek udostępniać dokumentację pracowniczą na żądanie pracownika lub organów kontrolnych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy. Ważne jest również przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym RODO.