Najważniejsze zasady prowadzenia pełnej księgowości

Prowadzenie księgowości jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Rozróżniamy dwie formy rachunkowości: uproszczoną oraz pełną. Księgowość uproszczoną muszą stosować mikro oraz mali przedsiębiorcy, pełną zaś – spółki. Czym jest pełna księgowość? Kto konkretnie ma obowiązek jej prowadzenia? Jakie są najważniejsze zasady prowadzenia pełnej księgowości?

Mianem pełnej księgowości określana jest skomplikowana i jednocześnie najbardziej zaawansowana forma ewidencji, opierająca się na prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Pełna rachunkowość jest bardziej złożona, stanowi jednak niezawodne narzędzie monitorowania kondycji finansowej firmy. Regularne monitorowanie wpływów oraz kosztów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa pomaga w dokonywaniu rzetelnej analizy finansowej firmy, co z kolei umożliwia właściwe planowanie kolejnych działań i inwestycji.

Czym jest pełna księgowość?

Jak wyjaśnia specjalistka z Biura usług księgowych Enigma w Łodzi: Pełna księgowość to jeden ze sposobów ewidencji przedsiębiorstwa, dotyczący spółek kapitałowych oraz spółek osób fizycznych. Wiąże się ona z większą liczbą zadań – poza prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz dodatkowych ewidencji  (magazynowej, środków trwałych), na przedsiębiorcy spoczywa również obowiązek związany z przygotowaniem corocznego sprawozdania finansowego z działalności przedsiębiorstwa.

Złożoność ewidencji oraz mnogość obowiązków w przypadku prowadzenia pełnej księgowości, wymaga wiedzy, znacznego nakładu pracy, odpowiednich kwalifikacji oraz bieżącego śledzenia prawa, dlatego też rozliczenie na zasadach pełnej księgowości wiąże się zwykle z zatrudnieniem księgowego, bądź z korzystaniem z usług biura rachunkowego.

Pełna rachunkowość zobowiązuje przedsiębiorcę do:

• prowadzenia ksiąg głównych i pomocniczych,
• sporządzania corocznych sprawozdań finansowych,
• sporządzania rachunków uwzględniających zyski i straty,
• wykazu aktywów i pasywów firmy.

Kto ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości) zobowiązane są największe podmioty, wśród których wymienić należy:

• spółki kapitałowe (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne) – bez względu na wysokość przychodów przedsiębiorstwa,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie,

pod warunkiem, że ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy wyniosły minimum 2 mln euro.

Przedsiębiorstwa, które nie osiągnęły limitu 2 mln euro wartości przychodów, mogą korzystać z uproszczonej księgowości lub dobrowolnie przejść na księgowość pełną w formie ksiąg rachunkowych.

Główne zasady prowadzenia pełnej księgowości

Podstawą prowadzenia ksiąg rachunkowych są zasady rachunkowości, przez które rozumie się zbiór powszechnie stosowanych reguł, utworzonych w oparciu o przepisy prawa, jednocześnie zgodnych ze standardami księgowości.

Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, każdy podmiot prowadzący pełną księgowość w postaci ksiąg rachunkowych, powinien kierować się własną polityką rachunkowości (przy jednoczesnym respektowaniu obowiązującego prawa). Pod pojęciem polityki rachunkowości kryje się zbiór reguł i wytycznych, zgodnych z polityką danego przedsiębiorstwa, według których prowadzone mają być jego księgi rachunkowe. Polityka księgowości powinna więc być zgodna zarówno z przepisami ustawy o rachunkowości, jak i z założeniami oraz specyfiką działalności przedsiębiorstwa.

Polityka rachunkowości powinna być tworzona w oparciu o zasady rachunkowości, wśród których wyróżniamy:

Zasady uniwersalne

Stosowane globalnie, we wszystkich państwach, bez względu na obowiązujący ustrój polityczny czy system gospodarczy. Do zasad uniwersalnych należy:

Zasada dwustronnego zapisu – polegająca na księgowaniu zdarzeń gospodarczych, biorąc pod uwagę obie strony kont – zarówno po stronie aktywów, jak i pasywów. Kwota transakcji po obu stronach powinna być taka sama.

Zasada podmiotowości – dana transakcja może być zaksięgowana wyłącznie w jednej jednostce gospodarczej. Ewidencja księgowa powinna być sporządzana przez jednostkę gospodarczą określoną nazwą oraz wyodrębnioną pod kątem majątkowym, prawnym i organizacyjnym.

Zasada periodyzacji – operacje gospodarcze muszą być dzielone na okresy, których dotyczą. Zatem ewidencja zdarzeń gospodarczych winna mieć miejsce w konkretnych okresach czasowych (np. w miesiącu, w roku obrotowym).

Zasady nadrzędne

Ustalane są na podstawie zasad prawa, obowiązujących w danym państwie. W Polsce wynikają z ustawy o rachunkowości, pomagając zarazem w dostosowaniu polskich norm do zasad międzynarodowych. Do zasad nadrzędnych należy:

Zasada ciągłości – polegająca na ciągłości stosowania zasad dotyczących księgowości, ustalonych pierwotnie przez dane przedsiębiorstwo. Zasada ciągłości dotyczy więc okresowych zdarzeń: wyceny aktywów i pasywów czy corocznego sporządzania sprawozdań finansowych. Dzięki zastosowaniu tej reguły, przedsiębiorca ma możliwość systematycznego i bezproblemowego porównywania danych oraz operacji, co z kolei ułatwia kontynuowanie rozliczeń w kolejnych latach obrotowych. Wartość aktywów i pasywów powinna wynosić tyle samo na koniec roku obrachunkowego, co w dzień otwarcia roku kolejnego.

Zasada istotności – zakłada ona, że wszystkie zdarzenia gospodarcze mają wpływ na ocenę kondycji finansowej danego przedsiębiorstwa. Mniej istotne zdarzenia mogą zaś podlegać pewnym uproszczeniom, polegającym na ustalaniu progów procentowych lub kwotowych konkretnych rodzajów operacji. Uproszczenia oraz reguły ich stosowania w danym przedsiębiorstwie, mogą być zawarte w polityce rachunkowości firmy.

Zasada ostrożności – inaczej zasada ostrożnej wyceny, jest jedną z najważniejszych reguł rachunkowości. W myśl tej zasady, wszelkie zasoby majątkowe (oraz źródło ich pochodzenia) danego podmiotu, należy wyceniać tak, by nie zaburzyć wyniku finansowego przedsiębiorstwa.

Zasada wiarygodności – ewidencja powinna być wiarygodna i rzetelna, dzięki czemu możliwa będzie miarodajna i spójna ocena kondycji finansowej firmy.

Zasada współmierności przychodów i kosztów – w myśl tej zasady, do kosztów w danym okresie rozliczeniowym zalicza się wyłącznie część wydatków, odpowiadającą przychodom poniesionym w tym konkretnym okresie.

Zasada memoriału – polega na zaznaczaniu w księgach rachunkowych przychodów oraz jednocześnie odpowiadających im kosztów – biorąc pod uwagę okres, w którym koszty w rzeczywistości powstały. Zgodnie z tą zasadą, bez względu na termin zapłaty, ogół przychodów i kosztów powinien być zanotowany zarówno w księgach rachunkowych, jak i w sprawozdaniu finansowym.

Zasady podrzędne

Wynikają z zasad nadrzędnych. Do zasad podrzędnych należy:

Zasada przejrzystości – ewidencja musi być prowadzona rzetelnie i w sposób przejrzysty, niebudzący wątpliwości.

Zasada dokumentacji – każde zdarzenie gospodarcze, które wiąże się z konkretnym przedsiębiorstwem, musi być odpowiednio udokumentowane.

Zasada kompletności – dokumentacja związana z przedsiębiorstwem musi być kompletna.

Zasada porównywalności sprawozdań – sprawozdania finansowe oraz ewidencje muszą być prowadzone w sposób, który umożliwi ich bezproblemowe porównanie.